作者：張文飛

    出版集團的知識和信息資源無疑是一種重要的戰(zhàn)略資源。這是我們應該盡快建立信息平臺，促進信息技術在出版集團內部得到廣泛應用的根本原因。
    歷史的車輪邁入21世紀，全球經(jīng)濟逐漸從牛頓時代的工業(yè)化大生產(chǎn)向信息時代的選擇、判斷和資源的有效組合發(fā)展，能否擁有先進發(fā)達的信息交流手段和充分利用各種信息資源已成為一個組織是否健全有力的重要標志之一。尤其對當下的企業(yè)而言，要想在信息時代求得生存和發(fā)展，就必須充分發(fā)揮信息技術的作用，將其廣泛而靈活地融入到企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)、管理及服務等各個環(huán)節(jié)中去，為企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢。
    出版集團作為一種具備較大規(guī)模的企業(yè)組織，為了提升出版業(yè)的現(xiàn)代管理水平，以信息化促進出版產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，完成傳統(tǒng)出版向現(xiàn)代出版的轉變，充分應用現(xiàn)代信息技術建設統(tǒng)一信息平臺，為集團建立起一個通暢、靈活的信息搜集、傳遞、分析、處理渠道和機制就顯得十分必要了。
   
    一、信息平臺的功能定位
    事實上，我國大部分出版集團早已認識到信息技術的重要作用，自成立之日起就將信息網(wǎng)絡的建設納入到了集團的發(fā)展規(guī)劃之中。目前，多數(shù)出版集團已陸續(xù)啟用多種業(yè)務系統(tǒng)，信息網(wǎng)絡正日益成為我國出版產(chǎn)業(yè)的一個重要的生產(chǎn)要素。然而，我認為各家出版集團更需要一個統(tǒng)一的信息平臺，使之成為集團的“中央情報局”，成為信息采集和產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟預警、預測的樞紐，系統(tǒng)內出版資源互連互通、安全共享的平臺，現(xiàn)代信息技術與傳統(tǒng)出版產(chǎn)業(yè)結合的橋梁，集團內部信息交流和員工協(xié)同辦公的通道。具體說來，信息平臺應該具備以下三大功能：
    (一)一個管理提升的助推器。采集、整理、分析業(yè)務數(shù)據(jù)，是企業(yè)不斷優(yōu)化業(yè)務組合、加強監(jiān)控和管理的重要手段。傳統(tǒng)的手丁業(yè)務處理，不僅存在業(yè)務數(shù)據(jù)不完整的情況，很多出版單位甚至連基礎數(shù)據(jù)都不夠準確、完備，這在很大程度上反映了當前出版集團內部管理薄弱的一面。信息平臺將為解決這一問題提供有力支持。它將借助基于基本業(yè)務數(shù)據(jù)的經(jīng)營狀況分析，使各級管理者利用決策支持系統(tǒng)實時掌控集團下屬各單位的運作情況和管理績效，準確地作出決策和判斷。與此同時，集團員工通過網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)實現(xiàn)協(xié)同辦公，將使崗位與崗位之間、部門與部門之間信息交換的效率得到明顯提高，管理幅度拓寬，管理制度和業(yè)務規(guī)范從書面文檔真正融入到日常的業(yè)務操作中，集團有關產(chǎn)業(yè)政策的執(zhí)行能力得到提升。
    (二)一個競爭優(yōu)勢的孵化器。建立統(tǒng)一信息平臺，采集國內外出版市場的動態(tài)信息，能幫助集團下屬各單位及時發(fā)現(xiàn)市場機會，提高對瀆者閱讀需求和圖書市場變化的響應速度，進一步拓展市場、擴大銷售。另一方面，面對圖書市場和技術環(huán)境的快速變化，我們應該認識到，出版集團能否獲得競爭優(yōu)勢，不僅取決：于企業(yè)在行業(yè)內所處的地位，同時也取決于企業(yè)所擁有的資源和能力的類型、大小和數(shù)量。在資源方面，由于品牌、數(shù)據(jù)庫、客戶資源和銷售網(wǎng)絡、人力資源等無形資產(chǎn)對出版集團的可持續(xù)發(fā)展具有至關重要的作用，我們沒有理由不把關注的重點從有形資產(chǎn)逐漸轉向無形資產(chǎn)。從這個意義上說，出版集團的知識和信息資源無疑已成為一種重要的戰(zhàn)略資源。這也是我們應該盡快建立信息平臺，促進信息技術在出版集團內部得到廣泛應用的根本原因。
    (三)一個資源配置的整合器。信息平臺建設不僅可以實現(xiàn)出版集團內各下屬單位業(yè)務和管理的升級，更可以支持出版集團“大產(chǎn)業(yè)、大集團”戰(zhàn)略。信息系統(tǒng)的實施將通過推行統(tǒng)一的企業(yè)管理模式、統(tǒng)一的財務體系、統(tǒng)一的成本核算方式等，為規(guī)范出版集團下屬各單位的業(yè)務操作、資源共享以及人力資源的培養(yǎng)創(chuàng)造良好的環(huán)境，為出版集團加強財務監(jiān)控、文化融合，優(yōu)化配置人、財、物資源奠定堅實的基礎。

    二、信息平臺的內容構架
    出版集團統(tǒng)一信息平臺應該是多個系統(tǒng)的綜合。它應以統(tǒng)一安全認證支持平臺為基礎，以門戶構造系統(tǒng)為工具，將信息情報系統(tǒng)、業(yè)務數(shù)據(jù)系統(tǒng)、辦公白動化系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)等有機地結合在一起，實現(xiàn)多個系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃和管理。同時提供認證接口，使集團將來需要啟用的各類業(yè)務系統(tǒng)能夠融入到統(tǒng)一信息平臺中來。
    (一)建立信息情報系統(tǒng)，構筑集團的信息源和思想庫
    信息導航，企業(yè)興旺。建立信息情報系統(tǒng)，實現(xiàn)市場信息的全面收集、歸納、分析、存儲及檢索，町使山版集團對市場變化作出快速反應，實現(xiàn)“以產(chǎn)品為中心”向“以市場為中心”的轉變；及時了解國內外出版同行的最新動態(tài)，掌握競爭對手的情況，可輔助各下屬單位迅速抓住市場機遇，進行科學的市場開發(fā)。如設置集團品牌圖書板塊的信息專欄，從產(chǎn)品、讀者、編者、經(jīng)銷商四極對該類圖書作全方位的信息追蹤和整理分析，并探討其營銷策略，可幫助各下屬單位制定相應的市場對策；義如在全國選取30家左右有影響的大賣場建立較完善的信息采集系統(tǒng)，負責每月一次向集團提供各下屬單位的圖書銷售數(shù)最、排名、競爭對于的情況等，可了解集團圖書產(chǎn)品的優(yōu)劣勢，尋求進一步優(yōu)化方案。
    (二)建立經(jīng)營管理系統(tǒng)，提高集團各項產(chǎn)業(yè)政策的執(zhí)行能力
    如建立科學的財務會計信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)母子公司之間的財務動態(tài)管理，包括會計信息傳遞、數(shù)據(jù)集中與匯總、在線查詢、現(xiàn)金流量控制、內部交易集中處理等，可加速資金流在出版集團內部的流動速率。通過對預算執(zhí)行情況的動態(tài)跟蹤及有效控制，加強成本控制，加強財務計劃和分析，加強各項資產(chǎn)管理，可保證國有資本的安全、高質運營和企業(yè)經(jīng)濟效益的長期化、最大化。又如建立人力資源管理系統(tǒng)，提供人事檔案管理、人力資源規(guī)劃、差旅管理、招聘管理、定員管理、薪酬與激勵計劃、人員統(tǒng)計查詢等功能，可使集團各級領導及時掌握人力資源狀況，并逐步改進和提高集團激勵機制，挖掘廣大員工的潛能，進行有效管理，最大限度地發(fā)揮人的作用，增強企業(yè)的凝聚力。
    (三)建立業(yè)務數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)對下屬單位生產(chǎn)經(jīng)營情況的實時掌控
    如出版管理系統(tǒng)管理出版社的排、制、印、裝等相關業(yè)務，記錄從選題申報審批開始至發(fā)稿確認至成品入庫的每一工作環(huán)節(jié)的相關信息，如選題信息(學科、書名、字數(shù)、印數(shù)、選題中止、選題工作跳轉等)、稿酬管理、生產(chǎn)費用管理、書號管理、美編管理、查詢報表、質量參數(shù)、責任人員等；成品圖書庫存管理系統(tǒng)，提供圖書入庫、出庫、移庫及報損、盤點管理，并設置安全庫存量報警和最大庫存量報警，可達到有效降低庫存、減少資金占用、保證生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行的目的；發(fā)行管理系統(tǒng)以提單為核心，提供客戶檔案管理、訂單管理、正常發(fā)貨管理(含發(fā)貨、紅沖、退貨等信息)、客戶信用檢查、發(fā)行財務信息管理(含發(fā)票、來款處理等)、發(fā)行分析(綜合統(tǒng)計查詢發(fā)行信息)等功能，可幫助及時了解市場需求以及圖書的訂貨、銷售和獲利情況。
    (四)建立輔助決策系統(tǒng)，發(fā)揮智囊團和參謀助手作用
    在企業(yè)的日常業(yè)務管理中，只是簡單地查看業(yè)務記錄是無法得到對于企業(yè)來說最為關鍵的統(tǒng)計信息的，尤其對于出版集團高層決策者來說，他們根本不可能去查看具體的業(yè)務記錄，有時甚至也不需要精確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，他們最需要了解的往往是企業(yè)的整體運行情況。建立輔助決策系統(tǒng)，為各級管理人員提供對整個系統(tǒng)總體信息的簡單快捷的查詢功能，并在條件允許的情況下對經(jīng)濟活動中的重大決策提供可行性方案，可幫助管理層及時作出科學決策。
    (五)建立辦公自動化系統(tǒng)，保證日常辦公的效率和質量
    通過計算機系統(tǒng)的應用，合理組織出版集團的公文和業(yè)務流程等辦公作業(yè)，可使公文流轉得到有效的監(jiān)督和控制，加速企業(yè)內部信息流、資金流、知識流的流動速率，保證辦公質量，并逐步實現(xiàn)無紙化辦公和組織結構的扁平化。
    (六)建立電子商務系統(tǒng)，開展網(wǎng)絡出版和網(wǎng)絡營銷
   
    借助電子商務，集團至少可以獲得以下競爭優(yōu)勢：
    (1)客戶接觸優(yōu)勢：在Intemet的競爭空間建立門戶，可以突破時間與空間的限制，從而直接面對全國以至全球客戶；(2)信息傳播優(yōu)勢：借助電子網(wǎng)絡系統(tǒng)進行產(chǎn)品宣傳展示和供需信息發(fā)布，可使人們在任何時間、任何地點通過瀏覽集團網(wǎng)站，了解集團的產(chǎn)品及形象；(3)服務優(yōu)勢：與廣大經(jīng)銷商建立密切、良好的合作關系，已成為企業(yè)制勝的關鍵，借助電子商務，集團可隨時隨地為人們提供最佳服務；(4)協(xié)作優(yōu)勢：與協(xié)作單位(如印刷物資供應商群體或經(jīng)銷商群體)建立電子協(xié)作關系，可以快速高效地傳遞業(yè)務數(shù)據(jù)和信息，發(fā)揮整個協(xié)作群體的優(yōu)勢。

    三、信息平臺建設的保障措施
    管理大師彼得？德魯克認為：管理是一種實踐，其本質不在于“知”而在于“行”；其驗證不在于邏輯，而在于成果；其惟一的權威就是成就。信息平臺建設不僅僅是信息技術的問題，“三分技術，七分管理”，信息平臺建設的靈魂是蘊含于其中的管理思想，技術只是一種支撐。所以，通過管理保證落實是重要的。
    (一)建立果斷的決策核心
    信息平臺的規(guī)劃與實施不僅關系到出版集團的長遠發(fā)展、戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)以及一定數(shù)額的信息系統(tǒng)投入能否帶來預期的效果，還不可避免地會沖擊集團原有的管理思想和管理模式、工作作風和工作習慣、工作程序和工作方法，以及基礎業(yè)務數(shù)據(jù)的透明化甚至責權關系和體制結構等，在一定程度上有可能會引起來自出版集團各個管理層次的阻力。如果出版集團最高決策層沒有遠見卓識、沒有堅定的決心，不能采取斷然的手段，爭取集團內部各級管理人員的支持與配合，提高各級管理人員參與的主動性和積極性，要完成信息平臺建設是很困難的。
    (二)完善配套機制
    一是領導機制。信息平臺建設是出版集團的一項全局性工作，必須有強有力的統(tǒng)一領導，在規(guī)劃、建設階段設置項目領導小組和項目實施小組，在運行、維護階段成立專門的職能部門。二是動力機制。認識指導實踐，必須采取有效的措施，抓好認識的統(tǒng)一，尤其是各級領導認識的統(tǒng)一，使信息平臺建設成為全體員工的共識。三是激勵監(jiān)督機制。這是就信息平臺內部建設而言的，要探索建立新型機制，激發(fā)員工創(chuàng)造的激情，保持他們創(chuàng)新的活力。如信息平臺崗位體系、考核體系、分配體系、服務體系、質量體系及機制都應及時研究考慮。
    (三)保證工作人員的素質
    開發(fā)信息產(chǎn)品就像沙里淘金，必須經(jīng)過深加工、精加工，才能找到適用對路的精品。這就要求信息平臺工作人員要具有良好的知識結構，善于發(fā)現(xiàn)和研究新情況、新問題，善于從繁雜的原始信息、初級信息中敏銳地捕捉、提煉信息精品。我們剛剛脫離計劃經(jīng)濟的襁褓，就內部管理基礎而言，各出版集團大部分存在基本管理數(shù)據(jù)尚不齊備、業(yè)務流程較混亂，沒有一套完備的規(guī)章制度和實時管理報表等問題�？梢哉J為，用“包羅萬象、頭緒紛繁”來形容出版集團信息平臺建設項目是毫不為過的，因此，信息平臺的規(guī)劃和實施不僅需要信息技術方面的知識，更需要企業(yè)戰(zhàn)略管理、營銷管理、編輯出版等各方面的業(yè)務知識。信息平臺工作人員最好包括精通和了解各個不同細分專業(yè)領域的人員。
    (四)明確建設重點
    出版集團信息平臺建設是一項戰(zhàn)略性的系統(tǒng)工程，必須有整體解決方案，即具有系統(tǒng)性、前瞻性、長遠性的建設規(guī)劃，并且遵循一定的方法和程序分步進行，不能急于求成。如其中的業(yè)務數(shù)據(jù)系統(tǒng)，它對出版集團的內部管理基礎和數(shù)據(jù)基礎要求甚高，實施難度大，剛性強，國內很多產(chǎn)業(yè)集團花巨資導入，尚且因為引進購買的軟件功能不夠完備，功能間集成能力較差而不能取得完全滿意的效果，以各出版集團目前可能的人力、物力投入，產(chǎn)生的效果可以預見會與我們的期望值有一定的差距。因此，對信息平臺建設強調“統(tǒng)籌規(guī)劃、措施具體、管理到位、分步實施”是十分必要的。