海南出版社 文遠懷

    一、項目背景

    2010年我社開始投入建設“海南出版社信息化管理平臺”，通過建設出版ERP系統(tǒng)、OA行政辦公系統(tǒng)，并與標準化財務系統(tǒng)集成，實現(xiàn)了出版業(yè)務、行政辦公、財務管理的全平臺一體化信息管理平臺，并將省外各地分子公司的出版業(yè)務全部納入ERP管理，為我社的管理和發(fā)展提供了非常好的技術支撐。

    2016年我社結合自身的管理需求與數(shù)字化轉型升級的發(fā)展需要，對ERP系統(tǒng)提出了更高標準的深化應用需求，經(jīng)過與云章公司的多次溝通交流，最終決定將當前ERP系統(tǒng)升級至復合出版ERP系統(tǒng)V5.0版本。

    ERP系統(tǒng)v5.0升級項目實施小組本著“高標準、嚴要求、高效率”的實施原則，借此升級實施機會對現(xiàn)有流程、表單、基礎數(shù)據(jù)準確等重新梳理規(guī)劃，做到數(shù)據(jù)準確、流程精簡、線上線下同步，發(fā)現(xiàn)問題后迅速能夠分析并且解決問題，形成操作規(guī)范要求。

    本次升級前期準備充分，在社領導的支持下，雙方項目小組成員與各部門的積極配合下，按期完成升級工作，v5.0系統(tǒng)于2016年7月18日正式上線，經(jīng)過兩個月的穩(wěn)定運行，正式通過項目驗收。

    二、項目總結

    2016年，從升級準備、技術升級測試、現(xiàn)場調研、流程配置與應用優(yōu)化、系統(tǒng)培訓、系統(tǒng)升級上線，歷時3個月，其間雙方領導和實施人員的大力配合，使得管理流程更加清楚明晰、系統(tǒng)運用水平得到了極大的提高。系統(tǒng)的成功實施，主要得益于以下方面：

    1、領導重視與充分溝通

    從2011年開始使用出版ERP系統(tǒng)V4.0進行全業(yè)務信息流管理，經(jīng)過幾年的運行，管理流程和系統(tǒng)要求有了較大變化。為適應出版社的轉型發(fā)展，需要管理系統(tǒng)進一步深化，以適應新的數(shù)字化發(fā)展管理需求，云章復合出版ERP系統(tǒng)v5.0版具有傳統(tǒng)出版與數(shù)字出版的融合管理，可以很好的滿足我社新的業(yè)務需求、管理變化、數(shù)字化發(fā)展等。雙方公司領導都高度重視此次ERP升級工作，通過會議、郵件、電話等諸多方式進行了充分溝通，對參與人員選擇與工作過程自始至終進行了指導，保障了從上至下認識的一致性和執(zhí)行的不折不扣。

    2、周密計劃與細致調研

    雙方公司協(xié)商就系統(tǒng)升級時間及節(jié)點進行了周密計劃與安排，保障了升級工作順利進行。需求調研是升級實施的前提，云章公司相關領導非常重視，派遣熟悉情況的得力人員進行多次、分部門調研，充分了解業(yè)務與需求變化，原系統(tǒng)使用過程中的不便，以及出版社在使用過程中提出的個性化需求，做出了詳盡的調研需求表，并集合工程師進行逐條分析處理，形成最優(yōu)的應用方案，為下一步的工作奠定了堅實的基礎。

    3、嚴格實施與及時反饋

    在正式升級之前，云章工程師與我社相關參與部門一起，就系統(tǒng)流程的各個環(huán)節(jié)進行一一梳理，根據(jù)業(yè)務變化和實際情況進行了簡化和調整，強調關鍵控制與適度授權，以使流程運轉更加通暢；同時對原有數(shù)據(jù)流和信息流進行清理，修改錄入錯誤導致的信息不當，清除冗余信息，合并接入其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)，歸并整理，使整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更加清晰。實施工程師在完成對使用人員的分類培訓后，選擇周末時間在我社總部及各分子公司同時進行系統(tǒng)升級切換，保障了不影響出版社正常使用。順利切換后，并要求各環(huán)節(jié)均進行具體操作，及時發(fā)現(xiàn)和提出使用過程中問題和困難，實施工程師隨時溝通解決，并對部分環(huán)節(jié)使用流程及注意事項專門制作了提示便簽，方便了具體操作人員的工作。

    4、技術引領與設計超前

    出版ERP系統(tǒng)的更新?lián)Q代，若沒有采用或接受新技術，就不能算真正意義上的升級，只能算是重復輪回或形式上的變革。云章公司的復合出版 ERP 管理系統(tǒng)V5.0采用了主流的純 B/S 架構設計，采用了 ASP.NET 結合 SQL 數(shù)據(jù)庫最新技術，引入了 Mini UI 技術等，從技術、理念、功能、操作都為用戶帶來了絕佳的全新體驗。

    本次升級，提高了我社管理信息化水平，為我社下一步協(xié)同編纂和數(shù)字資源平臺建設、數(shù)字化轉型工作進行了管理上的準備。